Benutzer, Profile und Organisationen

Konzept

Benutzer

Ein Benutzer in primedocs entspricht in der Regel einer Person im Unternehmen, d.h. ein Mitarbeiter im Unternehmen, welcher primedocs verwendet, wird als Benutzer ("User") in der Datenbank hinterlegt.

Die Zuordnung erfolgt über die so genannte "Primary SID". Diese entspricht je nach Authentifzierungsart entweder der Active Directory "PrimarySid" (in der Form S-1-5…) oder im EntraId die "objectId" (in der Form einer GUID).

Ein Benutzer muss allerdings nicht zwangsläufig einer richtigen Person zugeordnet sein. Es kann auch technische User-Accounts geben.

Folgende Eigenschaften hängen an einem Benutzer:

• Bezeichnung ("Title")
• PrimarySid
• Gruppenzugehörigkeiten, welche über den so genannten PrincipalConnector geladen werden.
• Definierte Benutzerfelder, welche z.B. über die Benutzersynchronisation aus anderen Quellen synchronisiert werden kann.
• Des Weiteren besitzt ein Benutzer ein oder mehrere Profile.

Profil

Das Profil hängt an einem Benutzer und einer Organisationseinheit. Über das Profil ist es z.B. möglich, dass ein Benutzer, welcher mehrere Rollen im Unternehmen hat, diese auch im primedocs abbilden kann.

Dokumente werden in primedocs immer über ein Profil generiert. Dies stellt immer die Verbindung aus Benutzer- und Organisationsdaten her.

Ein Profil lässt sich auch mit anderen Benutzern teilen, sodass z.B. ein anderer Mitarbeiter das Profil ebenfalls für die Dokumentgenerierung nutzen kann.

Ein Profil hat folgende Eigenschaften:

• Bezeichnung ("Title")
• Zuordnung zu einem Benutzer
• Zuordnung zu einer Organisation
• Das Profil enthält immer die entsprechenden Benutzer- und Organisationsfelder. Auf Profilebene kann dies allerdings auch überschrieben werden.
• Das Profil selbst kann manuell oder automatisiert über Regeln mit anderen Benutzern geteilt werden.

Organisationseinheiten

Organisationseinheiten dienen der Repräsentation der Struktur des Unternehmens. Organisationseinheiten können hierarchisch strukturiert werden und können mit Berechtigungen versehen werden.

Über die Berechtigungen kann sichergestellt werden, dass nur berechtigte Benutzer diese Organisationseinheit einem Profil zuordnen können.

Eine Organisationseinheit hat folgende Eigenschaften:

• Bezeichnung ("Title")
• Falls in einer Hierarchie: Die übergeordnete Organisationseinheits-Id.
• Definierte Organisationsfelder.

Über die Organisationssynchronisation können Organisationseinheiten auch automatisiert im primedocs erstellt und verwaltet werden.

Farbthema und Schriftarten

Organisationseinheiten haben zusätzlich zu den "normalen" Feldern, welche Text, Bilder oder Checkbox-Werte speichern können, zwei besondere Feldtypen: Farbthema und Schriftthema. Beide werden als XML auf der Organisationseinheit hinterlegt und wie alle anderen Felder an untergeordnete Organisationseinheiten vererbt. Sind mehrere Themen definiert, können die Benutzer im Office-Menüband zwischen ihnen wählen.

• Farbthema — definiert die CI/CD-Farbpalette (Akzent- und Hyperlinkfarben sowie spezielle Chartfarben). Aufbau, Attribute und ein vollständiges Beispiel: Farbthemen.
• Schriftthema — definiert die Schriftarten (MajorFont / MinorFont, zusätzliche Fonts) und Aufzählungszeichen. Aufbau, Attribute und ein vollständiges Beispiel: Schriftthemen.