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Version: 4.1 (2026 H2)

Signaturvorlage

Die Signaturvorlage definiert die automatische E-Mail-Signatur, die primedocs in Outlook (New) einfügt. Sie enthält Profildaten (Name, Funktion, Telefon, E-Mail, Organisationsangaben) und kann optionale Kampagnenfelder einbinden.

Vorlage erstellen​

  1. In primedocs Desktop auf «Neue Vorlage» klicken und «Signatur» wählen (Kategorie Microsoft Outlook).
  2. Im Vorlageneditor auf «Editor» klicken.
  3. Die Dokumentsprache aus dem Dropdown-Menü wählen.
  4. Den Signaturinhalt in Outlook (New) vorbereiten.
  5. Den HTML über das primedocs Add-In (Templating-Menü) generieren und in das Feld «HTML-Inhalt» einfügen.
  6. Für dynamische Profildaten die Syntax {{Feldname}} verwenden.
  7. Das Feld «Nur-Text Inhalt» unterhalb des HTML-Editors befüllen — am einfachsten über die Schaltfläche «Text aus HTML extrahieren».
  8. Die Vorlage speichern und testen.

Beispiel​

<div style="font-family: 'Segoe UI', sans-serif; font-size: 10pt;">
  Freundliche Grüsse<br/>
  {{Profile.User.FirstName}} {{Profile.User.LastName}}<br/>
  <br/>
  <b>{{Profile.User.FirstName}} {{Profile.User.LastName}}</b><br/>
  {{Profile.User.Function}}<br/>
  {{Profile.User.Phone}} (Direkt)<br/>
  <a href="mailto:{{Profile.User.Email}}">{{Profile.User.Email}}</a><br/>
  <br/>
  {{Profile.Org.Title}}<br/>
  {{Profile.Org.Postal.Street}}<br/>
  {{Profile.Org.Postal.Zip}} {{Profile.Org.Postal.City}}
</div>

Nur-Text-Inhalt​

Eine Signaturvorlage führt neben dem HTML-Inhalt einen eigenen Nur-Text Inhalt. Er steht im Vorlageneditor unterhalb des HTML-Editors und wird verwendet, wenn die E-Mail im Format «Nur Text» verfasst wird — siehe Standardsignatur in Nur-Text-E-Mails. Die Schaltfläche «Text aus HTML extrahieren» übernimmt den Text aus dem HTML-Inhalt.

Bleibt das Feld leer, wird der Nur-Text bei der Generierung aus dem HTML-Inhalt abgeleitet. Ein eigener Nur-Text lohnt sich dort, wo diese Ableitung kein brauchbares Ergebnis liefert — etwa bei Signaturen mit Tabellen-Layout oder mit Inhalten, die nur im Bild stehen.

Fehlen beide Inhalte, bricht die Generierung ab

Führt die Vorlage weder HTML-Inhalt noch Nur-Text Inhalt, schlägt die Generierung mit einem Fehler fehl.

Bilder in Nur-Text-E-Mails

In Nur-Text-E-Mails werden eingebettete Bilder weggelassen, damit sie nicht als lose Anhänge erscheinen. Signaturen, die tragende Informationen nur im Bild führen (Logo mit Adresse, Kampagnenbanner), brauchen im Nur-Text ein Textäquivalent.

Eine eigene Nur-Text-Signaturvorlage ist nicht nötig, und die Signaturregeln der Organisationseinheit brauchen dafür keine zusätzliche Einstellung.

Kampagnen einbinden​

Um Kampagnenfelder in der Signatur zu aktivieren, die Dokumentfunktion CampaignFields hinzufügen und benannte Kampagnenplatzhalter definieren. Diese werden zur Laufzeit durch die jeweils aktive Kampagnen-Vorlage befüllt.