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Version: 4.1 (2026 H2)

E-Mail-Vorlage

Die E-Mail-Vorlage stellt Benutzern vordefinierte E-Mail-Nachrichten bereit. Betreff, Empfänger (An, CC, BCC) und der HTML-Inhalt werden im Vorlageneditor festgelegt. Dynamische Inhalte werden über die Syntax {{Feldname}} eingefügt, die von Forms-Feldern und Fields befüllt wird.

Vorlage erstellen​

  1. In primedocs Desktop auf «Neue Vorlage» klicken und «E-Mail» wählen (Kategorie Microsoft Outlook).
  2. Im geöffneten Vorlageneditor auf «Editor» klicken, um den HTML-Vorlageneditor zu öffnen.
  3. Die Dokumentsprache aus dem Dropdown-Menü wählen.
  4. Die Betreffzeile eintragen.
  5. E-Mail-Adressen in An, CC und BCC eingeben (getrennt durch Semikolons ;).
  6. Den E-Mail-Inhalt in Outlook (New) vorbereiten. Das primedocs Add-In (Templating-Menü) verwenden, um den HTML zu generieren.
  7. Den HTML in das Feld «HTML-Inhalt» im Vorlageneditor kopieren.
  8. Dynamische Felder über die Syntax {{Feldname}} einfügen.
  9. Den Plain Text über «Text aus HTML extrahieren» erstellen.
  10. Die Vorlage speichern und testen.

Beispiel​

<p>Guten Tag {{Recipient.FirstName}} {{Recipient.LastName}}</p>
<p>{{Forms.Email.Body}}</p>
<p>
  Freundliche Grüsse<br/>
  {{Profile.User.FirstName}} {{Profile.User.LastName}}
</p>

Daten über Connect (Data)​

Neben Forms- und Fields-Werten kann eine E-Mail-Vorlage zusätzliche Daten über die Dokumentfunktion Data entgegennehmen. Typischer Fall: Ein Drittsystem ruft die Vorlage über Connect auf und liefert Betreff, Empfänger und Inhaltsdaten gleich mit, ohne dass der Benutzer etwas eingibt.

Vorlage konfigurieren​

  1. Im Vorlageneditor der E-Mail-Vorlage auf die Registerkarte Dokumentfunktionen wechseln und Data hinzufügen.

  2. Im DataConfiguration-XML das Schema der erwarteten Werte definieren:

    <DataConfiguration>
      <Schema>
        <Text Id="Subject" />
        <Text Id="Recipient" />
        <Object Id="Customer">
          <Schema>
            <Text Id="Name" />
          </Schema>
        </Object>
      </Schema>
    </DataConfiguration>

  3. Die Werte über {{Data.<Id>}} in der Vorlage verwenden — in der Betreffzeile, in An, CC und BCC sowie im HTML- und im Nur-Text-Inhalt:

    Feld der VorlageInhalt
    Betreff{{Data.Subject}}
    An{{Data.Recipient}}
    HTML-Inhalt<p>Guten Tag {{Data.Customer.Name}}</p>

Connect-Aufruf​

Die Werte kommen im Data-Element des Connect-Aufrufs (Struktur):

<primedocsConnect>
  <Data>
    <Value Key="Subject">Ihre Offerte</Value>
    <Value Key="Recipient">kontakt@example.com</Value>
    <Object Key="Customer">
      <Value Key="Name">Ada Lovelace</Value>
    </Object>
  </Data>
</primedocsConnect>

Einschränkungen​

  • WordContent wird in E-Mail-Vorlagen nicht unterstützt. Wird ein solcher Wert übergeben, bricht die Generierung ab.
  • FormattedText ist nur im HTML-Inhalt zulässig. Eine Referenz im Betreff, in An, CC, BCC oder im Nur-Text-Inhalt führt zum Abbruch.
  • Die Vorschau im Vorlageneditor erhält keine Connect-Nutzdaten. Data-basierte Inhalte lassen sich nur über einen echten Connect-Aufruf prüfen.
Vorlage nur für Connect vorsehen

Soll die Vorlage nicht in der manuellen Vorlagenauswahl erscheinen, die Einstellung Windows-Client-Sichtbarkeit der Vorlage auf «Nur im Connect Template Picker sichtbar» oder «Versteckt» setzen. Der direkte Aufruf über Connect bleibt davon unberührt, sofern die Berechtigungen stimmen.

Signatur deaktivieren​

Enthält eine E-Mail-Vorlage die Signatur bereits fest im Inhalt, lässt sich über das Vorlagen-Flag «Signatur deaktivieren» verhindern, dass zusätzlich eine automatische Outlook-Signatur eingefügt wird.

hinweis

Das Flag wird im Outlook-Add-In des Desktop Clients (Outlook Classic) berücksichtigt — sowohl beim Wechsel der Empfänger (intern ↔ extern) als auch beim Wechsel des Absenders auf eine Shared Mailbox. In beiden Fällen wird eine von Outlook automatisch eingefügte Signatur entfernt, sodass die in der Vorlage eingebettete Signatur erhalten bleibt.

Standardsignatur in Nur-Text-E-Mails​

Das Outlook-Add-in fügt die automatische Standardsignatur auch in Nur-Text-E-Mails ein und verwendet dabei das aktuelle E-Mail-Format. Für Nur-Text wird der separat gepflegte Nur-Text-Inhalt der Signaturvorlage verwendet. Ist dieser leer und HTML-Inhalt vorhanden, wird der Nur-Text daraus abgeleitet. Eingebettete Bilder werden in Nur-Text-E-Mails weggelassen, damit sie nicht als lose Anhänge erscheinen.