Disclaimer-Vorlage
Eine Disclaimer-Vorlage enthält einen rechtlichen Hinweis (z.B. Vertraulichkeitsvorbehalt), der automatisch an ausgehende E-Mails angehängt wird. Sie wird als Word-Dokument (.docx) erstellt.
Dieser Vorlagentyp ist nur im Administrationsmodus sichtbar und kann nicht direkt von Benutzern zum Generieren von Dokumenten verwendet werden.
Vorlage erstellen
Anders als E-Mail-, Signatur- und Kampagnen-Vorlagen (HTML-basiert) wird der Disclaimer als Word-Dokument (.docx) gestaltet.
- Klicken Sie in primedocs Desktop auf «Neue Vorlage» und wählen Sie «Disclaimer (classic)» (Kategorie Microsoft Outlook).
- Geben Sie der Vorlage einen Namen und wählen Sie die Dokumentsprache.
- Öffnen Sie die Vorlage im Vorlageneditor. Der Disclaimer-Inhalt wird – wie bei Word-Vorlagen üblich – direkt im Word-Dokument erfasst.
- Erfassen und formatieren Sie den rechtlichen Hinweistext (z.B. Vertraulichkeitsvorbehalt).
- Speichern und veröffentlichen Sie die Vorlage, damit sie zur Laufzeit eingebunden wird.
Pro Sprache wird die jeweils veröffentlichte Disclaimer-Vorlage verwendet. Erstellen Sie für mehrsprachige Umgebungen je eine Vorlage pro benötigter Dokumentsprache.
Verknüpfung mit einer Signaturvorlage
Der Disclaimer wird über die Signaturvorlage aktiviert — nicht über eine direkte Referenz auf eine bestimmte Disclaimer-Vorlage. In der Konfiguration der Signaturvorlage (Dokumentfunktion Signatur) wird dazu die Option Disclaimer eingeschaltet. Ist sie aktiv, ermittelt primedocs zur Laufzeit automatisch die passende, veröffentlichte Disclaimer-Vorlage anhand von Dokumentsprache und Berechtigungen und hängt deren Inhalt an jede ausgehende E-Mail an, die mit dieser Signatur versehen ist.