Excel-Vorlage
Excel-Vorlagen in primedocs ermöglichen die Generierung vorausgefüllter Excel-Arbeitsmappen aus primedocs-Vorlagen. Die Erstellung und Pflege erfolgt in primedocs Desktop. Die Vorlagen werden versioniert und basierend auf Berechtigungen für Benutzer verfügbar gemacht.
Vorlage erstellen
- In primedocs Desktop die Administrationsansicht aktivieren.
- Auf Neue Vorlage klicken und Excel-Vorlage aus der Kategorie Microsoft Excel wählen.
- Einen Namen für die Vorlage vergeben und auf OK klicken.
- Im Vorlageneditor den Editor öffnen, um die Excel-Datei zu bearbeiten.
- Die Arbeitsmappe gestalten: Tabellenblätter hinzufügen, benannte Bereiche definieren und primedocs-Platzhalter dort einfügen, wo dynamische Inhalte erscheinen sollen.
- Document Functions nach Bedarf konfigurieren.
- Den Vorlageneditor speichern und den Vorlagenstatus setzen, um die Vorlage freizugeben.
Platzhalter in Excel
Dynamischer Inhalt wird über benannte Bereiche (Excel Defined Names) eingefügt. Die Namenskonvention ist dabei einfach: Der Name des benannten Bereichs entspricht der Feld-ID. Verschachtelte Felder werden in Punktnotation angegeben (z.B. Profile.User.FirstName). Ein Präfix ist nicht erforderlich.
Um einen Feldwert in einer Zelle auszugeben, wird der benannte Bereich per Formel referenziert:
=Profile.User.FirstName
Bei der Generierung legt primedocs die Feldwerte in einem ausgeblendeten Tabellenblatt ab und erstellt für jedes Feld einen gleichnamigen benannten Bereich, der auf den jeweiligen Wert verweist. Die Werte stammen aus Profildaten, Formulareingaben oder verbundenen Datenquellen.
In Kopf- und Fusszeilen werden Felder stattdessen über die Syntax {Feld-ID} (geschweifte Klammern) eingefügt, weil dort keine benannten Bereiche möglich sind.
Felder in Kopf- und Fusszeilen
In Kopf- und Fusszeilen lassen sich folgende Forms-Feldtypen über {Feld-ID} binden:
- Text: Der Wert wird direkt eingesetzt.
- Datum: Der bereits formatierte Wert des Feldes wird eingesetzt.
- Auswahl (Choice): es wird die Beschriftung der gewählten Option eingesetzt (nicht der gespeicherte Wert). Bei leerer Auswahl wird die Beschriftung der Leer-Option verwendet, sofern definiert.
- Bilder: über
{Feld-ID(Breite,Höhe)}(Masse in Punkt) als Grafik eingebettet.
Andere Feldtypen (z.B. YesNo) werden in Kopf-/Fusszeilen nicht unterstützt. Wird ein nicht unterstützter oder ein nicht auflösbarer Feldname gebunden, bricht die Generierung mit einer Fehlermeldung ab, die das betroffene Feld und die Ursache nennt.
Excel begrenzt Kopf- und Fusszeilen auf 255 Zeichen. Überschreitet eine Bindung diese Grenze, wird der Platzhalter nicht ersetzt und eine Warnung ausgegeben.
Gewöhnliche Kopf- und Fusszeilen erscheinen bei der serverseitigen PDF-Konvertierung nun auch auf sichtbaren Arbeitsblättern, die tatsächlich keine verwendete Zelle enthalten. Ausgeblendete Arbeitsblätter und Arbeitsblätter mit Zellen, die nur Formatierungen enthalten, sind davon nicht abgedeckt.
Bei der serverseitigen Konvertierung über DCS oder Connect lässt der Renderer die separaten Kopf- und Fusszeilen für die Excel-Seitenoptionen «Erste Seite anders» und «Unterschiedliche gerade und ungerade Seiten» weg. Ein Inhalt, der nur für die erste Seite oder für gerade Seiten konfiguriert ist, erscheint deshalb im erzeugten PDF nicht. Ob stattdessen die gewöhnliche Kopf- oder Fusszeile erscheint oder der Bereich leer bleibt, ist nicht festgelegt. Die Anzeige und der Druck direkt in Excel sind davon nicht betroffen.
Unterstützte Dokumentfunktionen
Excel-Vorlagen unterstützen unter anderem:
- Forms: Benutzereingaben vor der Generierung abfragen.
- Fields: Daten über JavaScript auf Platzhalter abbilden.
- Data: Verbindung zu externen Datenquellen herstellen.
- Global Providers: Globale Konfiguration und Übersetzungen anwenden.
Einige Document Functions, die auf Word-spezifische Funktionen angewiesen sind (z.B. Placeholder Definition/Mapping für Kopf- und Fusszeilen), sind für Excel-Vorlagen nicht anwendbar.
ObjectCollection ist in der Forms-Konfiguration von Excel-Vorlagen nicht unterstützt und wird im visuellen Forms-Editor nicht angeboten. Die Ausgabeverwaltung unterstützt DesktopOutput und WebOutput. DesktopSeriesOutput ist für Excel nicht verfügbar. ForSeries mit MergeAsPdf ist Word vorbehalten.
Berechtigungen und Versionierung
Excel-Vorlagen verwenden dasselbe Berechtigungs- und Versionierungsmodell wie alle anderen Vorlagentypen in primedocs.