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Version: 4.1 (2026 H2)

E-Mail-Signatur (MailSignature)

Die Dokumentfunktion E-Mail-Signatur (technischer Name MailSignature) steuert die Signaturen, die primedocs Desktop in Outlook (klassisch) verteilt. Sie legt fest, wann eine Signatur verwendet wird (neue Nachricht, Antwort, Empfängerdomain, Kontotyp) und ob eine Kampagne und ein Disclaimer angehängt werden.

hinweis

Diese Dokumentfunktion steht ausschliesslich auf Vorlagen vom Typ «Signatur (classic)» zur Verfügung. Für Outlook (New) und das Web-Add-In gelten stattdessen die Signaturregeln der Organisationseinheit und die Dokumentfunktion Kampagnenfelder auf der Signaturvorlage.

Die Signaturen werden vom primedocs Desktop Client aus den freigegebenen Vorlagen erzeugt und in Outlook hinterlegt. Das Add-In wählt beim Schreiben einer E-Mail die passende Signatur, siehe Menüband Outlook.

Standardszenario: Externe und interne Signatur​

Meist soll Outlook je nach Empfänger zwischen einer internen und einer externen Signatur umschalten. Dazu werden zwei Vorlagen vom Typ «Signatur (classic)» erstellt, beide mit dieser Dokumentfunktion.

Signatur extern​

  • Erscheint, wenn eine neue Nachricht erstellt wird, und beim Antworten oder Weiterleiten.
  • Kampagne und Disclaimer werden angefügt, falls vorhanden und freigegeben.
<Configuration>
  <Domains>*</Domains>
  <Accounts>*</Accounts>
  <IsDefault>true</IsDefault>
  <IsDefaultReply>true</IsDefaultReply>
  <HasCampaign>true</HasCampaign>
  <HasDisclaimer>true</HasDisclaimer>
</Configuration>

Signatur intern​

  • Erscheint, wenn alle Empfänger in An, CC und BCC die Domain example.com oder example.org haben. Sobald ein externer Empfänger hinzukommt, wird die externe Signatur verwendet.
  • Kampagne und Disclaimer werden nicht angefügt.
<Configuration>
  <Domains>example.com;example.org</Domains>
  <Accounts>*</Accounts>
  <IsDefault>false</IsDefault>
  <IsDefaultReply>false</IsDefaultReply>
  <HasCampaign>false</HasCampaign>
  <HasDisclaimer>false</HasDisclaimer>
</Configuration>

Weitere Szenarien​

  • Keine eigene interne Signatur: Die interne Signatur weglassen.
  • Interne Signatur als Standard: Bei der internen Signatur <IsDefault>true</IsDefault>, bei der externen <IsDefault>false</IsDefault> setzen, sinngemäss für IsDefaultReply.
  • Abteilungen mit eigenen Signaturen: Mehrere externe oder interne Signaturen erstellen und jede in den Berechtigungen nur für die betroffenen Benutzer oder Organisationseinheiten freigeben.
warnung

Pro Benutzer und Sprache darf nur genau eine externe Signatur (mit *) und höchstens eine interne Signatur pro Domain freigegeben sein. Sind zwei Signaturen mit denselben Bedingungen freigegeben, ist nicht definiert, welche verwendet wird.

Konfiguration​

ElementBeschreibung
DomainsDomains der Empfänger in An, CC und BCC. Mehrere Domains durch ; trennen, z.B. example.com;example.org. Statt einer Domain kann auch eine vollständige E-Mail-Adresse stehen. Sie hat Vorrang vor der Domain und vor *. Im Standardszenario gilt die interne Signatur, wenn alle Empfänger zu den konfigurierten internen Domains gehören. Sobald ein Empfänger keiner passenden Domain zugeordnet ist, gilt die externe Signatur mit *. Pro Benutzer und Sprache muss eine Signatur mit * freigegeben sein, sonst fehlt die Signatur, auf die beim Wechsel zu externen Empfängern umgeschaltet wird.
AccountsE-Mail-Konten, für die diese Signatur in Outlook hinterlegt wird. EXC steht für Exchange-Konten, * für alle Konten. Weitere Werte sind Suchtexte, die in der E-Mail-Adresse oder bei Exchange im Kontonamen enthalten sein müssen, etwa example.com. Mehrere Werte durch ; trennen. Suchtexte in Kleinbuchstaben angeben, denn beim Vergleich mit dem Exchange-Kontonamen wird die Gross- und Kleinschreibung unterschieden. SMTP, POP und IMAP sind keine besonderen Kontotyp-Kürzel und werden ebenfalls als Suchtexte ausgewertet.
IsDefaulttrue: Diese Signatur wird beim Erstellen einer neuen Nachricht verwendet. Pro Benutzer und Sprache darf nur eine freigegebene Signatur IsDefault auf true haben.
IsDefaultReplytrue: Diese Signatur wird beim Antworten und Weiterleiten verwendet. Pro Benutzer und Sprache darf nur eine freigegebene Signatur IsDefaultReply auf true haben.
HasCampaigntrue: Eine aktive Kampagne wird an die Signatur angefügt, siehe Kampagne.
HasDisclaimertrue: Der Disclaimer wird an die Signatur angefügt, siehe Disclaimer.
CampaignTagFilterOptional. Schränkt die Kampagnen dieser Signatur über Tags ein, siehe Kampagnen über Tags steuern.

Fehlt ein Element, gilt sein Standardwert: Domains *, Accounts EXC, IsDefault und IsDefaultReply false, HasCampaign und HasDisclaimer true.

warnung

Die Signaturverwaltung von primedocs übernimmt die Kontrolle über die Outlook-Signaturen. Für jeden Benutzer muss deshalb eine freigegebene Signatur mit <IsDefault>true</IsDefault> und eine mit <IsDefaultReply>true</IsDefaultReply> vorhanden sein. Es darf dieselbe Signatur sein.

Zusammensetzung der Signatur​

Eine E-Mail erhält die Signatur und dahinter, sofern konfiguriert, in dieser Reihenfolge:

  1. Signatur
  2. Kampagne
  3. Disclaimer

Kampagne​

Kampagnen für Outlook (klassisch) sind Vorlagen vom Typ «Kampagne (classic)». Eine Kampagne wird angefügt, wenn:

  • die aktive Signatur <HasCampaign>true</HasCampaign> konfiguriert hat,
  • die Kampagne bei gesetztem CampaignTagFilter einen passenden Tag trägt,
  • die Kampagne veröffentlicht und für den Benutzer freigegeben ist,
  • die Kampagne die Sprache der E-Mail führt,
  • der Zeitraum Aktiv von und Aktiv bis der Kampagne läuft. Ohne gesetzte Daten ist sie dauerhaft aktiv.

Kommen mehrere Kampagnen infrage, gilt die mit der höchsten Priorität, bei gleicher Priorität die mit dem späteren Aktiv von, danach die zuletzt gespeicherte Vorlage. Der Benutzer kann im Menüband über Kampagne eine andere der infrage kommenden Kampagnen wählen. Wie viele dort angeboten werden, legt die Einstellung Anzahl Kampagnen im Add-In fest.

warnung

Pro Benutzer und Sprache sollte nur eine freigegebene Kampagne dieselbe höchste Priorität und dasselbe Aktiv von haben. Sonst entscheidet die zuletzt gespeicherte Vorlage, welche von selbst erscheint.

Kampagnen über Tags steuern​

Über CampaignTagFilter wählt eine Signatur ihre Kampagnen anhand der Tags der Kampagnen-Vorlagen aus. Jedes <Tag>-Element ist eine Alternative. Mehrere Tags innerhalb eines Elements, durch ; getrennt, muss die Kampagne alle tragen.

<Configuration>
  ...
  <HasCampaign>true</HasCampaign>
  <CampaignTagFilter>
    <Tag>Tag1</Tag>
    <Tag>Tag2;Tag3;Tag4</Tag>
  </CampaignTagFilter>
</Configuration>

Diese Signatur nimmt Kampagnen mit dem Tag Tag1 sowie Kampagnen, die Tag2, Tag3 und Tag4 zugleich tragen. Damit lassen sich etwa für die interne und die externe Signatur unterschiedliche Kampagnen führen.

Disclaimer​

Der Disclaimer ist eine Vorlage vom Typ «Disclaimer (classic)». Er wird angefügt, wenn die aktive Signatur <HasDisclaimer>true</HasDisclaimer> konfiguriert hat und eine veröffentlichte, für den Benutzer freigegebene Disclaimer-Vorlage die Sprache der E-Mail führt.

warnung

Pro Benutzer und Sprache sollte nur ein Disclaimer freigegeben sein. Sonst ist nicht festgelegt, welcher erscheint.

Weitere Dokumentfunktionen auf Signaturen​

Neben der E-Mail-Signatur können auf einer Vorlage «Signatur (classic)» weitere Dokumentfunktionen verwendet werden, etwa Fields. Damit Änderungen an der Konfiguration in den verteilten Signaturen ankommen, die Signaturvorlage nach dem Anpassen erneut speichern.