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Version: 4.1 (2026 H2)

Export als Vorlage

Soll eine bestehende Applikation, die mit Word-, PowerPoint- oder Excel-Vorlagen kompatibel ist, mit primedocs-Vorlagen ausgestattet werden, lassen sich primedocs-Vorlagen für Fremdsysteme exportieren. Dabei entsteht eine «normale» Vorlagendatei (.dotx, .potx bzw. .xltx), die mit einer Metainformation versehen wird. Öffnet ein Benutzer daraus ein Dokument, zieht primedocs automatisch das aktuelle Benutzerprofil heran, sodass Benutzer- und Organisationsdaten stets auf dem aktuellsten Stand sind.

Voraussetzungen​

  • Der Export wird im Vorlageneditor des Desktop-Clients ausgelöst (Registerkarte primedocs). In primedocs Web steht die Funktion nicht zur Verfügung.
  • Die Vorlage muss veröffentlicht sein.
  • Es werden nur Word-, PowerPoint- und Excel-Vorlagen unterstützt. Andere Vorlagentypen (z.B. E-Mail-Vorlagen) lassen sich nicht auf diesem Weg exportieren.
  • Damit beim Öffnen der exportierten Datei die Profildaten aktualisiert werden, muss auf dem Zielsystem das primedocs Office-Add-In installiert sein.

Vorlage exportieren​

  1. Die Vorlage im Desktop-Client im Vorlageneditor öffnen.
  2. In der primedocs-Registerkarte die Aktion Export für Fremdsysteme wählen.
  3. Im Dialog folgende Angaben festlegen:
    • Sprache – die Sprache, in der die Vorlage exportiert wird.
    • Profil – das Profil, dessen Daten beim Export herangezogen werden (Vorgabe: Standardprofil).
    • Speicherort – Zielpfad und Dateiname der exportierten Vorlagendatei.
  4. Den Export bestätigen. Es wird eine Vorlagendatei im Format .dotx (Word), .potx (PowerPoint) bzw. .xltx (Excel) erzeugt.

Metainformation und Verhalten beim Öffnen​

Die exportierte Datei wird mit einer Dokument-Eigenschaft markiert, die sie als «für Fremdsysteme exportiert» kennzeichnet. Beim erstmaligen Öffnen als Dokument (nicht als Vorlage) erkennt das primedocs Office-Add-In diese Markierung und aktualisiert das Dokument automatisch anhand des aktuell im Client gewählten Profils: Es werden Profil- und Organisationsdaten, das Farbthema sowie die Office-Eigenschaften neu gesetzt. Anschliessend wird die Markierung entfernt, sodass die Aktualisierung nur einmal – beim ersten produktiven Einsatz – erfolgt.

hinweis

Da nach dem Export vorgenommene Layout-Änderungen in primedocs die bereits exportierten Vorlagen nicht automatisch beeinflussen, ist bei Anpassungen jeweils ein erneuter Export nötig.