Elektronische Signaturen

primedocs-Dokumente lassen sich für elektronische Signatur-Dienste wie DeepSign, Adobe Acrobat Sign oder DocuSign vorbereiten: Die Vorlage enthält an den Unterschriftspositionen unsichtbare Platzhaltertexte, die im generierten Dokument erhalten bleiben. Der Signatur-Dienst platziert an diesen Markierungen die Signaturfelder. Der eigentliche Signaturprozess (Versand, Identifikation, Unterschrift) läuft vollständig beim jeweiligen Dienst; primedocs benötigt dafür keine eigene Anbindung.

Funktionsprinzip

1. In der Vorlage an der gewünschten Unterschriftsposition den dienstspezifischen Platzhaltertext einfügen.
2. Den Platzhalter unsichtbar formatieren (z.B. weisse Schriftfarbe in kleiner Schriftgrösse), damit er das Layout nicht stört.
3. Dynamische Angaben wie die E-Mail-Adresse der unterzeichnenden Person über primedocs-Felder in den Platzhalter einsetzen — etwa aus dem aktiven Profil oder einem im Formular gewählten Zusatzprofil (AdditionalProfile) —, sodass jedes generierte Dokument die tatsächlichen Empfängerdaten enthält.
4. Das generierte Dokument (Word oder PDF) beim Signatur-Dienst einreichen. Je nach Dienst und Anwendungsfall:
   • manuell über dessen Weboberfläche,
   • über ein Office-Add-In des Dienstes (direkt aus Word),
   • automatisiert durch ein Drittsystem (z.B. ein GEVER), oder
   • automatisiert aus primedocs über das Output Management via InvokeUrl — sofern der Dienst eine API bietet (siehe DocuSign).

warnung

Die Platzhalter funktionieren nur als maschinenlesbarer Text. Wird das Dokument gescannt oder in ein Bild umgewandelt, werden sie nicht erkannt. Bei der PDF-Konvertierung durch primedocs bleiben sie als Text erhalten.

DeepSign

DeepSign erkennt die Platzhalter automatisch beim Hochladen des Dokuments — ohne weitere Konfiguration und unabhängig vom Einreichungsweg. In der Praxis wird das Dokument meist direkt aus Word über das DeepSign Office Add-In hochgeladen; ebenso funktionieren die Weboberfläche oder ein Drittsystem (z.B. ein GEVER).

Beispiel: Signaturfeld für eine unterzeichnende Person mit Signaturreihenfolge 1:

#deepsign#max.muster@example.com;1#

Statt einer fest hinterlegten E-Mail-Adresse lässt sich der Platzhalter über ein Fields-Feld dynamisch zusammensetzen — etwa aus dem aktiven Profil des generierenden Benutzers (Profile.User.…) oder aus einem im Formular gewählten Zusatzprofil (AdditionalProfile). So wird das Dokument im Namen der tatsächlich unterzeichnenden Person zur Signatur vorbereitet:

<FieldsConfiguration>
  <Fields>
    <Text Name="DeepSignPlatzhalter">
      <Code><![CDATA[
        function main() {
          // Zusatzprofil "MainSigner" aus dem Forms-Dialog, sonst aktives Profil
          const signer = $("Forms.MainSigner");
          const email = signer !== null ? signer.Email : $("Profile.User.Email");
          return "#deepsign#" + email + ";1#";
        }
      ]]></Code>
    </Text>
  </Fields>
</FieldsConfiguration>

Dieses Feld wird an der Unterschriftsposition als Platzhalter in die Vorlage eingefügt und dort unsichtbar formatiert (z.B. weisse Schriftfarbe in kleiner Schriftgrösse): Im Layout ist es nicht zu sehen, im generierten Dokument bleibt es aber als maschinenlesbarer Text erhalten, den DeepSign auswertet.

hinweis

Der Feldname für die E-Mail-Adresse (Email) hängt von der Profil-Konfiguration der Datenquelle ab.

Alle Platzhalter-Codes (Signaturstandard, Rechtsraum, Fristen, Erinnerungen) sind in der DeepCloud-Anleitung Platzhalter-Texte zur Automatisierung beschrieben.

Adobe Acrobat Sign

Acrobat Sign wandelt Text-Tags beim Senden des Dokuments in Formular- und Signaturfelder um, unabhängig vom Einreichungsweg (Weboberfläche oder API). Die Tags definieren Feldtyp, unterzeichnende Person und weitere Eigenschaften direkt im Dokumenttext.

Beispiel: Signaturfeld für die erste unterzeichnende Person:

{{Sig_es_:signer1:signature}}

Wie bei DeepSign lassen sich die Text-Tags über ein Fields-Feld dynamisch erzeugen und unsichtbar formatieren. Zur Einreichung stehen die Weboberfläche, ein Office-Add-In oder die API zur Verfügung — die Tags werden in allen Fällen geparst.

Die Syntax ist im Acrobat Sign Text-Tag-Handbuch beschrieben.

DocuSign

DocuSign erkennt Platzhaltertexte beim manuellen Hochladen über die Weboberfläche nicht automatisch. Für DocuSign gibt es drei Wege:

Weg	Beschreibung
Document Custom Fields mit AutoPlace	Ein DocuSign-Administrator definiert im DocuSign-Konto wiederverwendbare Felder mit AutoPlace-Text (dem Platzhaltertext). Beim Versand wendet die absendende Person diese Felder an; DocuSign platziert sie an allen Fundstellen des Textes.
PDF-Formularfelder	Enthält das hochgeladene PDF Formularfelder (AcroForm), bietet DocuSign an, diese in Signatur- und Eingabefelder zu übernehmen.
API-Integration mit Ankertexten	Beim Erstellen eines Envelopes über die DocuSign eSignature API platziert AutoPlace (anchorString) die Signaturfelder an den Fundstellen des Platzhaltertextes. Die in der Vorlage definierten Platzhalter eignen sich direkt als Anker.

:::note Aktive Anbindung aus primedocs Der Versand an DocuSign lässt sich über das Output Management automatisieren: Ein InvokeUrl-Command erstellt über die DocuSign eSignature API einen Envelope, der das generierte Dokument enthält und die Vorlagen-Platzhalter als anchorString verwendet. Das ist eine kundenspezifische Konfiguration — bei Bedarf hilft unser Helpdesk weiter. :::

Weitere Dienste

Dienste ohne Text-Platzhalter-Erkennung (z.B. Skribble, Swisscom Sign, Certifaction) positionieren Signaturfelder über ihre API (Koordinaten) oder über vordefinierte PDF-Formularfelder. Auch für diese Dienste gilt: primedocs liefert das fertige Dokument, der Signaturprozess läuft beim Dienst. Bietet der Dienst eine API, kann die Übergabe — wie bei DocuSign — kundenspezifisch über das Output Management via InvokeUrl automatisiert werden.