Outlook Feature-Konfiguration

Über die Einstellung OutlookFeatureConfig (konfigurierbar in der DataSourceAdminApp bzw. im Dashboard) lassen sich verschiedene Verhaltensweisen des Outlook-Add-ins (classic) zentral steuern. Der Wert ist ein XML-Dokument mit dem Wurzelelement <OutlookFeatureConfig>.

Grundaufbau

<OutlookFeatureConfig>
  <AutoChangeProfile>
    <OnSentOnBehalfOfNameExistsOrChanged ProfileFieldIdMatch="User.Email" />
  </AutoChangeProfile>
  <DisableAutoSignatureFunction>false</DisableAutoSignatureFunction>
  <DisableSignatureTypingProtection>false</DisableSignatureTypingProtection>
</OutlookFeatureConfig>

Automatischer Profilwechsel (AutoChangeProfile)

Wechselt beim Verfassen einer E-Mail automatisch das primedocs-Profil (inkl. Signatur) – nützlich bei geteilten Postfächern bzw. beim Senden «im Auftrag von».

<AutoChangeProfile>
  <OnSentOnBehalfOfNameExistsOrChanged ProfileFieldIdMatch="User.Email"
                                       IncludeSendUsingAccountSmtpAddress="true" />
</AutoChangeProfile>

Verhalten: Ist beim Verfassen ein «Gesendet im Auftrag von»-Name (SentOnBehalfOfName) gesetzt oder ändert sich dieser, sucht primedocs ein Profil, dessen Feld ProfileFieldIdMatch mit diesem Wert übereinstimmt, und wechselt automatisch zu diesem Profil. Ist kein SentOnBehalfOfName gesetzt und IncludeSendUsingAccountSmtpAddress="true", wird stattdessen die SMTP-Adresse des gewählten Absenderkontos (SendUsingAccount) für den Abgleich herangezogen.

Attribut	Pflicht	Beschreibung
ProfileFieldIdMatch	ja	Profilfeld, dessen Wert mit dem «Im Auftrag von»-Namen bzw. der Absender-SMTP-Adresse verglichen wird (z.B. User.Email).
IncludeSendUsingAccountSmtpAddress	optional	Wenn true: Bei fehlendem SentOnBehalfOfName wird die SMTP-Adresse des gewählten Absenderkontos für den Abgleich verwendet.

hinweis

Der Abgleich erfolgt ohne Beachtung der Gross-/Kleinschreibung. IncludeSendUsingAccountSmtpAddress (im Kundenkontext teils «SendUsingAccounts» genannt) deckt den Fall ab, dass mit einem normalen Konto statt über ein geteiltes Postfach im Auftrag gesendet wird — dort ist kein SentOnBehalfOfName gesetzt.

Weitere Optionen

Element	Typ	Beschreibung
DisableAutoSignatureFunction	boolean	Wenn true: Die automatische Signatur-Funktion wird initial deaktiviert.
DisableSignatureTypingProtection	boolean	Wenn true: Der Tippschutz im Signaturbereich wird deaktiviert (relevant z.B. für das Einfügen von Text durch Microsoft Copilot).

Betreff-Kennzeichnung (SubjectTagging)

Blendet im Menüband eine Auswahl ein, mit der ein Kennzeichnungstext (z.B. eine Klassifizierung) an den Anfang des Betreffs gesetzt werden kann. Ist das Element <SubjectTagging> nicht vorhanden, ist die Funktion deaktiviert.

Das Element enthält eine Liste <Tags> mit einzelnen <Tag>-Einträgen. Beim Auswählen eines Eintrags werden zunächst alle konfigurierten Kennzeichnungen aus dem Betreff entfernt und danach der gewählte Text vorangestellt. Ein <Tag> mit leerem <Name /> dient als Eintrag «keine Kennzeichnung» und entfernt lediglich vorhandene Kennzeichnungen.

<SubjectTagging>
  <Tags>
    <Tag>
      <Name />
      <Title>Nicht klassifiziert</Title>
      <Title Language="en">Unclassified</Title>
    </Tag>
    <Tag>
      <Name>[VERTRAULICH] </Name>
      <Title>Vertraulich</Title>
      <Title Language="en">Confidential</Title>
    </Tag>
  </Tags>
</SubjectTagging>

Element / Attribut	Beschreibung
<Tag>	Ein Kennzeichnungs-Eintrag. Beliebig oft wiederholbar.
<Name>	Der Text, der dem Betreff vorangestellt wird (z.B. [VERTRAULICH] ; ein abschliessendes Leerzeichen ist Teil des Werts). Leer (<Name />) = Eintrag zum Entfernen der Kennzeichnung.
<Title>	Anzeigename des Eintrags im Menüband. Mehrfach für verschiedene Sprachen möglich.
<Title Language="…">	Sprachvariante des Anzeigenamens (zweistelliger Sprachcode, z.B. en; Gross-/Kleinschreibung wird ignoriert). Das <Title> ohne Language-Attribut dient als Standard/Fallback für nicht konfigurierte Sprachen.

Vertraulichkeit im Menüband (ClassicSensitivityInRibbon)

Blendet im Menüband eine Umschalt-Schaltfläche ein, welche die Outlook-Vertraulichkeit (Sensitivity) der E-Mail zwischen «Normal» und einer konfigurierten Zielstufe umschaltet. Ist das Element <ClassicSensitivityInRibbon> nicht vorhanden, ist die Funktion deaktiviert.

hinweis

HINWEIS
Gemeint ist die in Outlook eingebaute Eigenschaft «Vertraulichkeit» (Normal / Persönlich / Privat / Vertraulich) – nicht die Vertraulichkeitsbezeichnungen (Sensitivity Labels) von Microsoft Purview.

<ClassicSensitivityInRibbon SensitivityTarget="olPrivate">
  <Title>Privat</Title>
  <Title Language="en">Private</Title>
</ClassicSensitivityInRibbon>

Attribut / Element	Beschreibung
SensitivityTarget	Ziel-Vertraulichkeitsstufe, auf die umgeschaltet wird. Mögliche Werte sind die Namen der Outlook-Aufzählung OlSensitivity: olNormal, olPersonal, olPrivate, olConfidential. Fehlt das Attribut oder ist der Wert unbekannt, wird olPrivate verwendet.
<Title>	Beschriftung der Schaltfläche im Menüband. Mehrfach für verschiedene Sprachen möglich; das <Title> ohne Language-Attribut dient als Standard/Fallback.